Corona-Management per FIDUS

Ein Erfahrungsbericht der Augenklinik des St.-Gertrauden-Krankenhauses Berlin

Der Beginn der Coronavirus bzw. SARS-CoV-2-Pandemie stellte unsere Augenabteilung vor neuartige Herausforderungen und Probleme – u.a. durch einen enormen organisatorischen Mehraufwand durch eine Vielzahl von erforderlichen Verschiebungen von Patiententerminen unterschiedlicher Art und Dringlichkeit.

Auf Anweisung des Berliner Senats wurden im Frühjahr 2020 sowohl sämtliche elektiven Eingriffe als auch Sprechstundentermine unseres Krankenhauses vorübergehend abgesagt, um Notfall-Kapazitäten für ein mögliches Patientenaufkommen durch die Coronavirus-Pandemie vorzuhalten.

Um dieser neuartigen Herausforderung zu begegnen, erfolgte ein abteilungsinternes Treffen mit Vertretern aller beteiligten Arbeitsbereiche inkl. ärztlichem Dienst, Pflege und Sekretariat.

Hierbei wurden unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation und Organisation definiert wie im Folgenden aufgeführt:

1. Die Corona-bedingte Planungsdokumentation inkl. Terminverschiebungen, -absagen etc. soll an einem extra hierfür vorgesehenen Ort dokumentiert werden.
2. Die Dokumentation soll in Echtzeit von allen Mitarbeitern der Augenabteilung eingesehen werden können.
3. Es sollen Übersichten zu betroffenen Patiententerminen untergliedert nach Terminart und Dringlichkeit erstellt werden.
4. Diese Übersichten sollen als Grundlage für die zukünftig geplante Wiedereinbestellung verwendet werden.
5. Die Dringlichkeit der Sprechstunden- und OP-Termine soll durch eine ärztliche Triagierung nach individueller Einschätzung erfolgen.

Um dies Anforderungen zu erfüllen, wurde im Rahmen des o.g. Treffens ein Planungs- und Dokumentations-Konzept innerhalb der Elektronischen Patientenverwaltung und Dokumentation in FIDUS beschlossen.

Durch die Möglichkeit der selbstständigen Anpassungen und Programmierung von Datenfeldern, Kürzeln und Abfragen in FIDUS konnte schnell auf die neuartige Herausforderung reagiert werden.

Folgende Maßnahmen wurden ergriffen:

• Erstellung eines neuen Datenfeldes in der Elektronischen Karteikarte, welches ausschließlich für Corona-bedingte Planungsdokumentation verwendet wird.
• Erstellung von multiplen ToDo-Räumen inkl. Befundkürzeln aufgegliedert nach der jeweiligen Terminart (OP-Termin amb/stat, Sprechstunde GKV/Privat, Tagesdruckprofil, etc.)
• Befüllung des neuen Datenfeldes über ein extra hierfür definiertes Kürzel welches eine Abfrage von relevanten Daten auslöst:
  1. Welcher Termin soll verschoben werden?
     • Je nach angewählter Terminart wurde automatisch ein ToDo verknüpft, welches die Patienten als ToDo-Einträge den jeweiligen ToDo-Räumen zuweist
  2. Informationen zum ToDo (zB. Termin zurückgestellt, Termin abgesagt, Termin storniert, etc.)
• Innerhalb der ToDo-Räume konnte daraufhin die ärztliche Triagierung erfolgen und kenntlich gemacht werden.
• Nach Abschluss der Planungsdokumentation und erfolgter Terminvereinbarung wurde das ToDo als erledigt markiert und aus der Liste entfernt.

Anhand des o.g. Schemas konnten wir erfolgreich über 800 Patiententermine verwalten und hatten durch die übersichtliche Auflistung eine stets aktuelle Darstellung als Planungsgrundlage und Einschätzung des organisatorischen Aufwands.

Dank FIDUS war es uns möglich, zügig auf die neue Herausforderung zu reagieren.

Inzwischen konnten bereits 95 Prozent der initial verschobenen Patiententermine neu terminiert werden.

Dank der ärztlichen Triagierung konnte hierbei sowohl die medizinische Dringlichkeit als auch anderweitige, individuelle Faktoren berücksichtigt werden.

Robert Naffouje, FEBO, FICO
Facharzt für Augenheilkunde
Sankt Gertrauden-Krankenhaus GmbH, Berlin